Dans cet article, nous allons voir comment réaliser un diagramme de Gantt simple avec Excel. Il existe des modèles Excel téléchargeables permettant de le faire, mais, pour des raisons de pédagogie, il est bon d'être capable de réaliser un diagramme Gantt en Excel par soi-même. Ainsi, le lecteur apprendra des fonctionnalité bien pratiques d'Excel. Pour des projets simples, ou pour faire un planning très macroscopique, la feuille Excel que je vais présenter peut suffir. Ainsi, chaque tâche sera réalisée par une seule personne.
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Dans cet article, nous aborderons les points suivants :
- paramétrage du calendrier: semaine de 35 heures ou 40 heures
- explication sur les différents types de tâche : capacité fixe, durée fixe, travail fixe. Il est primordial de bien comprendre la notion de type de tâche en la combinant avec la notion de pilotage par l'effort
- les diagrammes de Pert à la mode MS Project
- une comparaison avec des produits libres de gestion de projet (Gantt Project, Libre Project)
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Le BPM et les métiers de la gestion
Ceci est un résumé du MOOC Introduction à la cartographie des processus métiers proposé par l'université Lyon 3 (réalisé par Guilaine TALENS et Eric DISSON).
Ce chapitre a pour but de montrer que la cartographie des processus permet de renforcer les performances globales d'une organisation. Ce cours fera un zoom sur le contrôle de gestion et le contrôle interne.
L'efficacité et l'efficience sont le but des responsables qualités ainsi que les contrôleurs de gestion.
On recherche aujourd'hui la collaboration afin d'obtenir un optimum collectif plutôt qu'un maximum par fonction.
En gestion financière la robustesse d'une entreprise se définit comme une stabilité de sa performance par une gestion des risques et un renforcement des capacités d'adaptation aux aléas de son environnement.
De façon générale, la gestion par les processus et la cartographie sont à l'origine d'une amélioration du pilotage opérationnel.
Le contrôle de gestion
ABC : Activity Base Costing : obtenir le coût de chaque activité. Le problème est de définir les coûts intermédiaires.
Exemple de calcul ABC à l'aide d'un diagramme d'orchestration ;
Gestion des risques et contrôle interne
Ensemble de moyens et procédures permettant de maîtriser ses activités et d'estimer les risques.
Le contrôle interne est l'ensemble des moyens, procédures et actions qui contribue :
- à la maîtrise des activités
- à l'efficacité des opérations
- à l'utilisation efficiente des ressources
- à la prise en compte de manière appropriée des risques significatifs, qu’ils soient opérationnels, financiers ou de conformité réglementaire
Contrôle interne et gestion des risques sont fortement liés. Ainsi, en s’aidant d’un référentiel de risques, le contrôleur interne inspecte les différents processus de l’organisation afin d’identifier les facteurs de risque, puis il met en place les contrôles pour diminuer leur probabilité d’apparition.
Ci-dessous un exemple de gestion du risque alpha qui est contrôlé à trois niveaux. On parle alors de trois lignes de défense :
Conclusion
Cartographier les processus d’une entreprise est un des plus grands chantiers pour une certification qualité. En effet, beaucoup de référentiels et de normes s’appuie sur une démarche par processus. Par exemple, la série des normes qualité ISO 9000 impose une description des processus de l’organisation.
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Le BPM et les métiers des systèmes d'information
Ceci est un résumé du MOOC Introduction à la cartographie des processus métiers proposé par l'université Lyon 3 (réalisé par Guilaine TALENS et Eric DISSON).
Dans cette article, nous allons aborder en quoi le BPM et BPMN sont utiles pour les métiers du domaine des Systèmes d’Information (SI), notamment le Directeur des Systèmes d’Information (DSI), acteur principal de la gouvernance du SI mais aussi d’autres métiers plus spécialisés comme les urbanistes ou architectes du SI et les responsables de la sécurité.
Le système d’information est devenu un véritable levier de performance pour les organisations, le plaçant au cœur de la stratégie de l’entreprise. Aussi, le directeur des SI, en charge de la bonne gouvernance du SI, doit continuellement veiller au bon alignement du SI sur les besoins métiers. Cela ne peut se faire qu’avec une bonne compréhension des orientations stratégiques d’une part et des processus organisationnels d’autre part. Les cartographies des processus deviennent un outil de collaboration et de communication, permettant d’exprimer et de comprendre les processus de l’organisation grâce à une représentation commune.
Pour cela, la cartographie des processus métier s’inscrit dans une démarche globale. On parle d’urbanisation des SI, gérée par un urbaniste ou un architecte des SI. Les objectifs de l’urbanisation sont :
- de construire un SI capable de soutenir et d’accompagner la stratégie d'entreprise dans le meilleur rapport coûts/qualité/délais,
- de faciliter la transformation continue du système d’information avec une certaine réactivité et flexibilité, notamment grâce à une maîtrise des impacts.
- de clarifier les attentes et la valeur ajoutée des différentes parties du SI.
La vision processus est ensuite déclinée au niveau fonctionnel, puis applicatif et ensuite technique. Chaque niveau disposant de sa propre cartographie. On obtient alors une représentation rationalisée et compréhensible de l’organisation et de son SI, facilitant ensuite l’automatisation de certains flux :
Sécurité du SI
Le responsable de la sécurité des systèmes d'information d'une organisation peut lui aussi bénéficier des opportunités de la cartographie des processus. Il est responsable du maintien du niveau de sécurité du système d'information et notamment de la définition des droits d’accès des différents acteurs sur l’information. Un des problèmes les plus difficiles à gérer en sécurité des SI est l’adéquation des règles d’accès informatique avec les règles métier de l’organisation. Le BPM est très efficace dans cette tâche. Nous voyons dans le schéma suivant, un exemple de séparation de pouvoir pour gérer un risque conflit d’intérêt. L’exemple reproduit un schéma simplifié pour gérer un processus de virement interbancaire à l’international. Un fondé de pouvoir demande le virement qui est accepté ou rejeté par son supérieur. Enfin le service international exécute le virement. L’ensemble du processus est soutenu par un ERP («Enterprise Resource Planning» ) bancaire. La règle métier impose qu’une même personne ne puisse pas avoir plus d’un rôle dans ce processus. Grâce à cette cartographie, le RSSI (Responsable de la Sécurité des Systèmes d’Information) peut vérifier qu’une personne n’est pas associée à plus d’une responsabilité et que les droits d’accès dans l’ERP correspondent bien à la séparation des pouvoirs définie dans la couche métier.
Conclusion
En tant que service support des utilisateurs, contribuant à leur activité quotidienne, les activités de la DSI font parties intégrantes du métier dans cette vision transversale des processus et dans cette recherche constante de performance et de la qualité. Pour accompagner les DSI dans cette démarche, de nombreux référentiels de gouvernance sont proposés : ITIL, COBIT, et la famille des normes ISO. Tous ces référentiels ont opté pour une approche par processus. Que ce soit pour les processus internes de la DSI ou pour les processus transversaux avec les autres métiers de l’organisation. La gestion par processus s’impose de plus en plus comme la clé d’un management efficace de la fonction.
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Présentation de la norme BPMN
Ceci est un résumé du MOOC Introduction à la cartographie des processus métiers proposé par l'université Lyon 3 (réalisé par Guilaine TALENS et Eric DISSON).
Le but de ce chapitre est de présenter BPMN pour Business Process Model and Notation.. L'objectif est de présenter l'origine de cette norme et les opportunités par rapport à d'autres normes.
Première version en 2004 proposée par BPMI (Business Process Management Initiative) puis repris en 2008 par l'OMG (Object management Group). L'OMG association qui a pour but de standardiser les modèles du monde informatique.
BPMN a pour but :
- de définir un langage commun
- de proposer un ensemble de modèle permettant de passer à la modèlisation pour pouvoir implémenter les processus.
Version 2.0.1 en 2013.
BPMN s'adresse :
- aux consultants et auditeur en stratégie d'entreprise
- aux analystes métiers ou de processus
- aux concepteurs de processus métiers
- aux architectes ou urbanistes de SI
- à tous les managers.
Dans une organisation, BPM intervient à plusieurs niveaux :
- au niveau métier afin de définir comment on travaille
- au niveau technique pour une transposition du niveau métier dans le système informatique de l'entreprise.
Le niveau métier peut lui-même être décomposé en deux niveaux :
- les processus stratégiques
- les processus fonctionnels décrivent les processus de façon sans aspect temporel ou organisationnel
- les processus organisationnels décrivent comment se déroule un processus dans une organisation : exemple le processus d'inscription à l'université de lyon 3.
Ces différents sous-niveaux métiers permettent de modéliser avec un niveau croissant.
Une fois qu'on a modélisé un processus organisationnel, on peut vouloir le transcrire en un processus exécutable. Un moteur permet d'implémenter le processus ou faire l'interface avec le système d'information. L'OMG a défini un langage BPEL (Business Process Execution Langage) interprétable par les moteurs de processus.
Avant BPM existait UML, mais BPM fait l'unanimité dans la gestion des processus métiers, car BPM est orienté métier.
BPMN définit 4 modèles :
- diagramme d'orchestration qui décrit la séquence d'un processus avec événements, activités, passerelles
- diagramme de collaboration : permet de représenter des interactions d'un processus avec d'autres processus internes ou externes à l'organisation en spécifiant les messages échangés
- diagramme de conversation : peu utilisé
- diagramme de collaboration : peu utilisé.
BPMN est une norme internationale libre de droit.
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